如何像高手一样用好 Mac 的 Notes：从入门到进阶完整指南

如何像高手一样用好 Mac 的 Notes：从入门到进阶完整指南

Tim SVIP 00

Apple 的 Notes 应用已经悄无声息地从一个简单的记事工具，成长为 macOS 上最实用的生产力应用之一。它最大的亮点在于既深度融入 Apple 生态，又保持了日常使用时的简洁流畅。

你可以用它快速创建提醒、扫描文档、用标签整理研究资料、和别人协作、锁定私密笔记，还能通过 iCloud 在 iPhone、iPad 和 Mac 之间无缝同步。

很多 Mac 用户之所以坚持用 Notes，而不转投 Evernote 或 Notion，核心原因就是“快”。它打开瞬间就可用，支持大量键盘快捷键，处理附件顺滑，而且完全离线也能用。随着 macOS 不断更新，Apple 还加强了智能文件夹、快速笔记、小组件、协作功能和笔记间的交叉链接。

下面这篇完整指南，教你如何正确使用 Mac 上的 Notes，让你的工作流程更高效。

添加和移除 Notes 账户

Notes 支持多账户管理，这样你就能把个人、工作和学校的笔记分开存放。

支持的账户类型

  • iCloud
  • Google
  • Microsoft Exchange
  • Yahoo
  • AOL
  • 其他 CalDAV 和 CardDAV 账户

在 Mac 上添加 Notes 账户的步骤

  1. 打开 Mac 的系统设置。
  2. 在侧边栏往下滚动，点击互联网账户。
  3. 点击添加账户。
  4. 选择你的账户服务商。
  5. 用账户凭证登录。
  6. 打开Notes旁边的开关。
  7. 点击完成。

移除账户的步骤

  1. 进入系统设置 > 互联网账户。
  2. 选择要移除的账户。
  3. 关闭 Notes 开关，或者直接删除整个账户。

如果你想把工作和个人笔记彻底分开，这个功能特别实用。

在 Mac 上设置 iCloud 同步 Notes

iCloud 同步是 Apple Notes 最出色的功能之一，能让你的笔记在所有 Apple 设备上实时保持更新。

开启 iCloud 同步 Notes 的步骤

  1. 打开系统设置。
  2. 点击顶部的 Apple ID。
  3. 选择iCloud。
  4. 点击显示更多应用。
  5. 找到Notes并勾选。
  6. 打开在此 Mac 上同步。

开启后，你在 Mac 上创建的任何笔记都会自动出现在 iPhone 或 iPad 上。

自定义 Notes 工具栏

如果经常用到格式工具、表格、清单或附件，把工具栏调整好能省下不少时间。

自定义工具栏的步骤

  1. 打开 Notes 应用。
  2. 在工具栏区域右键点击。
  3. 选择自定义工具栏。
  4. 把常用工具拖进工具栏。
  5. 根据自己的习惯调整顺序。
  6. 点击完成。

很多重度用户都会把清单、附件和格式按钮直接放在工具栏里，操作更快。

切换 Notes 显示视图

Apple Notes 提供两种布局方式。

可用视图

  • 列表视图
  • 画廊视图

切换视图的方法

  1. 打开 Notes。
  2. 点击菜单栏的视图。
  3. 选择：
    • 列表视图
    • 画廊视图

列表视图适合大量文字记录，画廊视图则更适合带图片和附件的视觉化项目。

在 Mac 上撰写笔记

新建笔记非常简单，但 Notes 真正的优势在于打开速度和同步效率。

新建笔记的步骤

  1. 打开 Notes。
  2. 点击新建按钮。
  3. 直接开始输入。

你可以用来记录：

  • 个人日记
  • 会议纪要
  • 研究资料
  • 购物清单
  • 项目计划
  • 学习材料

在 Notes 中格式化文字

适当排版能让长笔记读起来更舒服。

可用的格式选项

  • 标题
  • 大标题
  • 小标题
  • 加粗
  • 斜体
  • 下划线
  • 删除线
  • 列表
  • 引用块
  • 等宽文字

格式化文字的步骤

  1. 选中文字。
  2. 点击格式按钮。
  3. 选择想要的样式。

你也可以通过菜单栏找到更多高级格式选项。

使用 Mac 上的快速笔记

快速笔记算是 macOS 里最被低估的生产力功能之一。

它能让你不用打开完整 Notes 应用，就能瞬间保存文字、想法、链接或提醒。

方法一：键盘快捷键

  1. 按 Fn + Q。
  2. 快速笔记窗口弹出。
  3. 输入或粘贴内容即可。

方法二：热角

  1. 打开系统设置。
  2. 进入桌面与 Dock。
  3. 往下滚动找到热角。
  4. 给某个屏幕角落分配快速笔记。
  5. 以后把鼠标移到那个角落就能立刻唤出。

做研究或看视频时，这个功能特别好用。

在笔记中插入表格

表格适合整理结构化信息。

  1. 打开笔记。
  2. 点击表格图标。
  3. 自动出现一个 2×2 的表格。

添加行或列

  1. 点击行或列旁边的圆点。
  2. 选择：
    • 添加行
    • 添加列
    • 删除行
    • 删除列

表格常用场景：

  • 费用记录
  • 内容日历
  • 学习对比
  • 会议安排

在 Notes 中创建清单

清单能把 Notes 变成轻量级的任务管理器。

  1. 打开笔记。
  2. 点击清单按钮。
  3. 开始添加项目。

也可以直接输入：

  • -创建项目符号列表
  • 1.创建编号列表

智能链接会自动把 URL 转成可点击的预览卡片。

  1. 打开 Notes。
  2. 前往编辑 > 替换。
  3. 开启智能链接。
  4. 粘贴 URL。
  5. 按 Enter。

Notes 会自动把链接转换成富媒体样式。

交叉链接能把 Notes 变成一个相互关联的知识系统。

  1. 在笔记内右键点击。
  2. 选择添加链接。
  3. 搜索另一篇笔记。
  4. 选中后点击确定。

做大型项目或研究资料库时，这个功能特别强大。

添加照片、PDF 和文件

Apple Notes 处理附件的能力超出很多人的预期。

支持的附件类型

  • 照片
  • PDF
  • 视频
  • 文档
  • 扫描文件

添加附件的步骤

  1. 打开笔记。
  2. 直接把文件拖进笔记里。

或者：

  1. 点击文件 > 附加文件。
  2. 选择文件。
  3. 点击附加。

你还能直接从 Mac 的 Notes 调用 iPhone 扫描文档。

标记和编辑附件

不用离开 Notes 就能给 PDF 和图片做标注。

  1. 把鼠标悬停在附件上。
  2. 点击向下箭头。
  3. 选择标记。

审阅合同、截图或学习资料时特别方便。

在 Pages 中打开笔记

有时候 Notes 对于长文档来说还是不够用。

  1. 打开笔记。
  2. 点击文件。
  3. 选择在 Pages 中打开。

把草稿整理成正式文档时，这个功能很实用。

锁定 Mac 上的笔记

锁定笔记可以保护敏感信息。

  1. 右键点击笔记。
  2. 选择锁定笔记。
  3. 输入 Mac 密码。
  4. 如果有 Touch ID 可以开启。

常见用途：

  • 密码保存
  • 私人日记
  • 财务信息
  • 机密工作笔记

修改已锁定笔记的密码

  1. 打开 Notes。
  2. 点击文件 > 设置。
  3. 进入已锁定的笔记。
  4. 选择：
    • 使用登录密码
    • 使用自定义密码

注意：自定义密码一旦忘记就无法找回。

用 Touch ID 解锁 Notes

Touch ID 让解锁笔记变得轻松很多。

使用要求

  • 带 Touch ID 的 Mac
  • 已设置 Notes 密码

操作步骤

  1. 打开已锁定的笔记。
  2. 把手指放在 Touch ID 传感器上。

笔记会立刻解锁。

用文件夹整理笔记

笔记多了以后，文件夹就变得必不可少。

新建文件夹的步骤

  1. 打开 Notes。
  2. 点击新建文件夹。
  3. 输入文件夹名称。
  4. 点击确定。

删除文件夹的步骤

  1. 右键点击文件夹。
  2. 选择删除文件夹。

在 Notes 中使用标签

标签能大幅提升搜索效率。

常见例子

  • #work
  • #ideas
  • #travel
  • #receipts

创建标签的步骤

  1. 输入#。
  2. 输入标签名称。
  3. 按 Enter。

重命名或删除标签

  1. 打开标签区域。
  2. 右键点击标签。
  3. 选择重命名或删除。

设置默认排序方式

排序选项

  • 修改日期
  • 创建日期
  • 标题

设置步骤

  1. 打开Notes 设置。
  2. 找到排序笔记依据。
  3. 选择你喜欢的排序方式。

大多数人选“修改日期”，这样最近更新的笔记会排在最上面。

置顶重要笔记

置顶的笔记会一直显示在最上方。

操作步骤

  1. 右键点击笔记。
  2. 选择置顶笔记。

适合置顶的内容：

  • 每日任务
  • 工作仪表盘
  • 重要提醒

删除和恢复笔记

删除笔记

  1. 右键点击笔记。
  2. 选择删除。

恢复已删除笔记

  1. 打开最近删除。
  2. 右键点击笔记。
  3. 选择移至。
  4. 选择目标文件夹。

已删除笔记可以在 30 天内恢复。

创建智能文件夹

智能文件夹会根据筛选条件自动整理笔记。

  1. 点击新建文件夹。
  2. 勾选创建为智能文件夹。
  3. 设置筛选条件。
  4. 点击确定。

可以按以下条件筛选：

  • 标签
  • 附件
  • 已共享笔记
  • 清单

快速搜索笔记

Apple Notes 的搜索功能其实非常强大。

  1. 点击搜索图标。
  2. 输入关键词。
  3. 浏览建议结果。

搜索还能识别：

  • 附件内容
  • PDF 文字
  • 手写文字
  • 扫描文档

与他人协作

共享笔记支持实时共同编辑。

  1. 打开笔记。
  2. 点击共享按钮。
  3. 邀请其他人。
  4. 设置权限。

适合用于：

  • 团队项目
  • 共享购物清单
  • 学习小组
  • 家庭计划

导入笔记到 Apple Notes

Notes 支持导入文件和 Evernote 导出内容。

  1. 打开 Notes。
  2. 选中一个文件夹。
  3. 点击文件 > 导入到 Notes。
  4. 选择文件。
  5. 点击导入。

将笔记导出为 PDF

  1. 打开笔记。
  2. 点击文件 > 导出为 PDF。
  3. 选择保存位置。
  4. 点击存储。

PDF 导出适合备份和在非 Apple 设备上分享。

管理共享笔记的通知

  1. 打开共享笔记。
  2. 点击人员图标。
  3. 选择管理共享笔记。
  4. 开启或关闭提醒。

这样能减少繁忙协作时的通知轰炸。

在 Mac 上使用 Notes 小组件

小组件能让你快速看到重要笔记。

添加到通知中心

  1. 点击右上角日期时间。
  2. 选择编辑小组件。
  3. 找到Notes。
  4. 添加你喜欢的小组件。

添加到桌面

  1. 在桌面上右键点击。
  2. 选择编辑小组件。
  3. 把 Notes 小组件拖到桌面。

Mac Notes 实用键盘快捷键

操作 快捷键
新建笔记 Command + N
快速笔记 Fn + Q
新建文件夹 Shift + Command + N
搜索笔记 Option + Command + F
附加文件 Shift + Command + A
插入表格 Option + Command + T
打印笔记 Command + P

熟悉这些快捷键后，日常操作会明显快很多。

常见问题

Apple Notes 在 Mac 上是免费的吗？

是的，完全免费，而且预装在 macOS 里。

Apple Notes 支持离线使用吗？

支持。本地保存的笔记离线也能正常查看。

Apple Notes 能取代 Evernote 吗？

对很多用户来说可以。现在它已经支持标签、智能文件夹、协作、附件和快速笔记。

笔记能在 Apple 设备间同步吗？

可以，通过 iCloud 同步。

永久删除的笔记还能恢复吗？

通常不行。从「最近删除」彻底清除后，除非有其他备份，否则很难恢复。

总结

  1. Apple Notes 已发展成一款完整生产力和整理工具。
  2. iCloud 同步让笔记在所有 Apple 设备上保持最新。
  3. 快速笔记是 macOS 上捕捉想法最快的方式之一。
  4. 标签、智能文件夹和置顶笔记大幅提升整理效率。
  5. 锁定笔记和 Touch ID 提供隐私与安全保障。
  6. 附件、表格和协作功能让 Notes 同时适合个人与工作场景。
  7. 小组件和键盘快捷键让日常记录更高效。

结语

Mac 上的 Notes 应用远比很多人想象的强大。它把简洁和高级生产力工具结合得恰到好处，在 macOS 上用起来既快又自然。不管你是整理工作项目、写学习笔记、管理个人事务，还是保存重要文件，Apple Notes 都能轻松成为你工作流的核心。

当你习惯使用快速笔记、智能文件夹、笔记链接、小组件和 iCloud 同步之后，它就不再只是一个普通笔记本，而是变成了一个轻量却强大的生产力系统，在 Apple 生态中无缝运转。

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